Saca tus proyectos adelante y equilibra tu vida profesional y personal con tu maternidad.

En el ajetreado mundo actual, muchas de nosotras, como madres, tenemos roles multifacéticos. No solo somos mamás, sino también emprendedoras, artistas, voluntarias y mucho más. De esta manera, equilibrar estas responsabilidades puede parecer una tarea titánica. Motivo por el cual hoy quise traerte las más reconocidas técnicas de productividad que, aplicadas a nuestra vida diaria nos pueden ayudar a gestionar eficazmente el tiempo y obtener exitosos resultados en los diferentes ámbitos en los cuales nos movemos. Creando una rutina funcional.

Partiendo por aceptar que, la vida sigue siendo la vida. Dicho de otra forma, la aplicación de estas técnicas para crear nuestra rutina, debe contemplar la realidad de la crianza de nuestros hijos, y todas las actividades que se desprenden de ello como por ejemplo llevarlos a sus clases extra, a su pediatra, ayudarles con sus deberes o prepararles sus alimentos. También contemplar que uno que otro día estaremos resfriadas; que también debemos dedicar tiempo a hacer las compras, los quehaceres en casa y en ciertas ocasiones simplemente no estaremos de ánimo.

Por lo cual, para crear nuestra rutina, debemos tener en cuenta que, nuestro tiempo nunca está garantizado, ni existen condiciones ideales. Es decir, no existe una técnica de productividad “perfecta” que pueda adaptarse a nuestras necesidades individuales. Entonces, somos nosotras quienes podremos elegir cuál o cuáles de estas técnicas encajan y pueden sernos útiles en nuestra cotidianidad. Lo que solo se logra a base de prueba y error.

Así que, empecemos por explorar técnicas de productividad como el método Pomodoro, la técnica GTD, el Time Blocking, la matriz Eisenhower, la regla de los dos minutos, el método Kanban y la técnica de priorización ABCDE, para que llegues a tus propias conclusiones de cuáles podrían ser las más adecuadas y cómo podrías usarlas para optimizar tu día a día.

El Método Pomodoro: Concentración en intervalos cortos

¿Qué es el Método Pomodoro?

El método Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo desarrollada por Francesco Cirillo en la década de 1980. Se basa en trabajar en intervalos de 25 minutos, llamados «pomodoros», seguidos de un breve descanso de 5 minutos. Después de cuatro pomodoros, se toma un descanso más largo de 15-30 minutos​​.

Implementación del Método Pomodoro en la vida diaria

Para madres como nosotras, esta técnica puede ser especialmente útil en nuestros proyectos. Por ejemplo, si estás trabajando en la promoción y venta de tus servicios mientras tus hijos están en la escuela, puedes usar los intervalos de 25 minutos para escribir artículos para tu blog, generar contenidos para tus redes o responder correos electrónicos de tus clientes. Luego, usa los descansos para hacer tareas rápidas como algunos quehaceres del hogar, pagar las cuentas o llamar a pedir una cita médica.

Beneficios del Método Pomodoro

• Aumenta la concentración: Al dividir el trabajo en segmentos manejables, es más fácil mantener la atención y evitar distracciones.
• Reduce la fatiga mental: Los descansos regulares ayudan a prevenir el agotamiento.
• Mejora la productividad: Focalizarnos en una tarea a la vez puede aumentar significativamente la productividad.

GTD (Getting Things Done): Organización y claridad

¿Qué es GTD?

Desarrollado por David Allen, GTD es un sistema de gestión del tiempo que se centra en capturar todas las tareas pendientes y organizarlas en listas según su contexto y prioridad​​.

Aplicación de GTD para Madres

Para implementar GTD, podemos comenzar capturando todas las tareas en un sistema confiable (como una aplicación de notas o una libreta). Imagina que tienes una idea brillante para una nueva receta para tu negocio de catering. Captura esa idea en tu lista «Próximas acciones». Si necesitas comprar ingredientes, agrégalo a tu lista de «Compras». Este sistema permite liberar la mente de la necesidad de recordar todo y enfocarse en la acción siguiente más importante​.

Beneficios de GTD

• Reducción del estrés: Al tener todas las tareas organizadas y fuera de la mente, se reduce el estrés asociado con la gestión de múltiples responsabilidades.
• Mayor claridad y enfoque: GTD proporciona una estructura clara para priorizar y abordar tareas.
• Flexibilidad: Este método se adapta fácilmente a cambios en prioridades y contextos​​.

Time Blocking: Asignación de bloques de tiempo

¿Qué es Time Blocking?

El Time Blocking es una técnica que implica asignar bloques de tiempo específicos para diferentes actividades o tareas​.

Cómo usar Time Blocking

Nosotras podemos usar Time Blocking para reservar tiempo para tareas específicas de nuestros proyectos, actividades familiares, y autocuidado. Por ejemplo, bloquea una hora por la mañana para trabajar en tu negocio de joyería artesanal, dos horas por la tarde para jugar con tus hijos, y media hora por la noche para meditar o leer. Así, aseguras que cada aspecto de tu vida recibe la atención necesaria​.

Beneficios del Time Blocking

• Mejora la gestión del tiempo: Asignar bloques de tiempo asegura que se dedique tiempo a todas las áreas importantes.
• Prevención de la multitarea: Esta técnica ayuda a evitar la multitarea, permitiendo una mayor concentración en cada actividad.
• Mayor eficiencia: Al planificar y adherirse a un horario, se pueden completar más tareas en menos tiempo y se construyen los hábitos.

La Regla de los Dos Minutos: Acción inmediata

¿Qué es la Regla de los Dos Minutos?

Propuesta por David Allen, esta regla de los dos minutos sugiere que cualquier tarea que pueda completarse en dos minutos o menos debe hacerse de inmediato​.

Aplicación de la Regla de los Dos Minutos

Para nosotras, esto puede significar hacer una llamada rápida, ordenar el escritorio o recoger la ropa o los juguetes que quedaron por ahí tirados. Estas pequeñas acciones pueden evitar que las tareas se acumulen, se conviertan en interrupciones más adelante o demanden mayor cantidad de tiempo.

Beneficios de la Regla de los Dos Minutos

• Reducción de la procrastinación: Abordar las tareas de inmediato evita que se acumulen​.
• Mejora de la eficiencia: Completar pequeñas tareas rápidamente mantiene la dinámica del trabajo​.
• Sensación de logro: Terminar tareas puede proporcionar una sensación de logro y motivación​​.

Técnicas avanzadas de productividad y aplicación en la vida cotidiana

La Matriz Eisenhower: Priorización de tareas

¿Qué es la Matriz Eisenhower?

La matriz Eisenhower, también conocida como la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower, clasifica las tareas según su urgencia e importancia en cuatro cuadrantes:

1. Urgentes e importantes.
2. Importantes pero no urgentes.
3. Urgentes pero no importantes.
4. Ni urgentes ni importantes​​.

Aplicación de la Matriz Eisenhower

Como madres con múltiples responsabilidades, esta matriz es una herramienta valiosa para priorizar nuestras tareas diarias. Por ejemplo, imagina que tienes que preparar un informe para un cliente (urgente e importante), llevar a tu hija al médico (urgente e importante), planificar la fiesta de cumpleaños de tu hijo (importante pero no urgente), y ordenar tu escritorio (ni urgente ni importante). Usando esta matriz, podemos enfocarnos primero en las tareas urgentes e importantes, delegar o posponer las que no lo son, y dejar para después o eliminar las que no aportan un valor significativo​​.

Beneficios de la Matriz Eisenhower

• Claridad en la prioridad: Ayuda a identificar y concentrarse en las tareas que realmente importan​.
• Mejor toma de decisiones: Facilita la decisión de qué tareas delegar o eliminar​.
• Aumento de la Eficiencia: Enfocarse en tareas prioritarias mejora la efectividad y productividad​​.

Método Kanban: Visualización del trabajo

¿Qué es el Método Kanban?

El método Kanban utiliza un tablero visual para gestionar tareas acorde a su progreso, mejorando el flujo de trabajo. Cada tarea se representa con una tarjeta que se mueve a través de columnas que indican su estado (Por hacer, En progreso, Completado) .

Uso del Método Kanban

Podemos usar un tablero Kanban físico (con notas adhesivas) o digital con cualquiera de las aplicaciones disponibles en el mercado, para organizar y visualizar nuestras tareas. Por ejemplo, si tienes un negocio de repostería, podrías tener columnas como «Pedidos recibidos», «Preparación en curso», «Listos para entrega» y «Entregados». Esto te permite ver de manera rápida qué tareas están en curso, cuáles están pendientes, y cuáles se han completado .

Beneficios del Método Kanban

• Visualización clara: Proporciona una visión clara del estado de cada tarea .
• Mejora del flujo de trabajo: Ayuda a identificar y eliminar cuellos de botella .
• Aumento de la productividad: Facilita la gestión y priorización de tareas, mejorando la eficiencia general .

Técnica de Priorización ABCDE: Gestión eficaz del tiempo

¿Qué es la Técnica ABCDE?

La Técnica de Priorización ABCDE desarrollada por Brian Tracy, esta técnica clasifica las tareas en cinco categorías:

• A: Tareas muy importantes con consecuencias graves si no se completan.
• B: Tareas importantes pero con consecuencias menores.
• C: Tareas agradables de hacer pero sin consecuencias significativas.
• D: Tareas delegables.
• E: Tareas eliminables .

Implementación de la Técnica ABCDE

Nos puede ser muy útil para clasificar nuestras tareas diarias. Por ejemplo, una «Tarea A» podría ser una reunión importante con los maestros de nuestros hijos, una «Tarea B» podría ser responder correos no urgentes, una «Tarea C» podría ser dedicar tiempo al jardín, una «Tarea D» podría ser delegar tareas domésticas, y una «Tarea E» podría ser eliminar actividades innecesarias como revisar constantemente redes sociales, si estas no hacen parte de nuestro trabajo.

Beneficios de la Técnica ABCDE

• Mejora de la Priorización: Ayuda a identificar y concentrarse en las tareas más importantes .
• Eficiencia en la gestión del tiempo: Facilita la delegación y eliminación de tareas no esenciales .
• Reducción del estrés: Proporciona una estructura clara para manejar múltiples responsabilidades sin sentirse abrumada .

Adaptar las técnicas de productividad a tus necesidades y las de tu familia

Involucrar a la familia en la planificación

Involucrar a los miembros de tu familia en la planificación y asignación de tareas puede aliviar tu carga de trabajo y fomentar un ambiente de apoyo y colaboración. Por ejemplo, usar un tablero Kanban familiar donde cada miembro tenga asignadas sus tareas puede no solo ayudarle a todos a organizarse, sino también enseñar a los niños sobre la gestión del tiempo y sus responsabilidades.

Reuniones familiares periódicas

Realiza reuniones familiares para revisar el progreso de las tareas y ajustar las responsabilidades según sea necesario. Esto asegura que todos estén en sintonía y contribuyan al bienestar del hogar. Puedes dedicar un tiempo cada domingo para discutir la semana que viene, planificar actividades y asegurarte de que todos estén al tanto de sus responsabilidades.

Integrando técnicas de productividad en la vida cotidiana

La importancia del autocuidado

El autocuidado es crucial para que podamos mantener el equilibrio entre la vida personal y profesional. Como mamás, a menudo nos encontramos atrapadas en una rutina sin tiempo para nosotras mismas. Sin embargo, reservar tiempo para el autocuidado no solo mejora nuestra salud mental y física, sino que también aumenta nuestra productividad y la capacidad para manejar múltiples actividades.

Estrategias de autocuidado para madres ocupadas

• Bloquea tiempo para ti: Utiliza la técnica de Time Blocking para reservar tiempo diariamente para actividades que te rejuvenezcan, como hacer ejercicio, meditar o simplemente disfrutar de un hobby.
• Establece límites: Aprende a decir no a compromisos que no se alineen con tus prioridades personales y profesionales.
• Practica la gratitud: Dedica unos minutos cada día a reflexionar sobre lo que agradeces. Esto puede mejorar tu perspectiva y bienestar general.

Educación, crecimiento y desarrollo personal

La importancia de la educación continua

Mantenerse al día con las últimas tendencias y desarrollos en tu campo es crucial para el éxito a largo plazo. La educación continua no solo mejora tus habilidades, sino que también puede abrirte la puerta a nuevas oportunidades.

Cómo Incorporar la educación, el crecimiento y desarrollo personal en una agenda ocupada

• Cursos en línea: Inscribirse en cursos en línea que se adapten a tu horario puede ser una excelente manera de continuar aprendiendo sin sacrificar el tiempo con tu familia.
• Lectura de libros y artículos: Dedicar tiempo a la lectura puede proporcionarte nuevos conocimientos y perspectivas que pueden aplicarse tanto en tu vida personal como profesional.
• Blogs y Podcasts: Seguir blogs y podcasts relevantes para tus intereses puede ofrecer información continua, inspiración y motivación.

Estrategias de gestión del estrés

Reconocer y manejar el estrés

El estrés forma parte de la vida, pero aprender a gestionarlo de manera adecuada y efectiva para mantener el equilibrio mental y la salud.

Algunas técnicas efectivas para reducir el estrés

• Mindfulness y Meditación: Practicar mindfulness y meditación puede reducir significativamente los niveles de estrés y mejorar el enfoque y la claridad mental.
• Ejercicio regular: La actividad física no solo mejora la salud física, sino que también es una excelente manera de liberar el estrés y mejorar el bienestar emocional.

Usa las técnicas de productividad para lograr mayor equilibrio entre tu vida personal profesional

Así podría lucir una agenda:

Mañana Productiva

• 6:00 AM – 7:00 AM: Tiempo para el autocuidado (ejercicio y meditación).
• 7:00 AM – 8:00 AM: Preparar a los niños para la escuela y desayuno familiar.
• 8:00 AM – 9:00 AM: Revisar y priorizar tareas del día usando la técnica ABCDE.

Jornada de trabajo más eficiente

• 9:00 AM – 12:00 PM: Bloques de trabajo enfocados (utilizando la técnica Pomodoro) en tareas de alta prioridad (Tareas A).
• 12:00 PM – 1:00 PM: Almuerzo y tiempo de descanso.
• 1:00 PM – 3:00 PM: Reuniones y trabajo colaborativo (Tareas B y C).
• 3:00 PM – 5:00 PM: Finalización de tareas del día y planificación para el día siguiente.

Tarde en familia

• 5:00 PM – 7:00 PM: Actividades familiares y tiempo dedicado a los niños.
• 7:00 PM – 8:00 PM: Cena y tareas del hogar (uso de tablero Kanban familiar).

En la noche tiempo de relajación

• 8:00 PM – 9:00 PM: Tiempo personal para leer o disfrutar de una actividad relajante que disfrutes.
• 9:00 PM – 10:00 PM: Tiempo en pareja.

Desafíos comunes para ser más productiva y cómo superarlos

Manejar los imprevistos y las interrupciones

Los imprevistos y las interrupciones para nosotras son inevitables. La clave está en asumir que siempre suceden, y dejar un espacio diario en tu agenda para gestionarlas. Utiliza técnicas como el Time Blocking y la regla de los dos minutos para minimizar el impacto de estas interrupciones.

Mantener la motivación

La motivación viene y va, de ahí la importancia de crear hábitos. Utilizando la matriz Eisenhower para mantener el enfoque de tu rutina en tareas que aporten valor a largo plazo.

La Importancia del apoyo y la colaboración

Construir una red de apoyo

Contar con una red de apoyo sólida puede marcar una gran diferencia en nuestra capacidad para gestionar múltiples roles. Esta red puede incluir familiares, amigos, colegas y profesionales.

Fomentar la colaboración con otras madres

La colaboración con otras madres nos proporciona recursos y tips valiosos, ya que es una fuente de sabiduría y apoyo mutuo porque enfrentamos desafíos similares.

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